بهترین نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی 2023: یک راهنما

وکلا مرتباً غرق در انبوهی از اسناد می شوند: قراردادها و اجاره نامه ها، نامه ها و اخطارها – بالا،ه اسناد برای شرکت های حقوقی حیاتی هستند. خوشبختانه، نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی می تواند به وکلا کمک کند تا سازماندهی شده و در مسیر خود قرار بگیرند.

قابل درک است که بسیاری از وکلا با مدیریت اسناد حقوقی دست و پنجه نرم می کنند. در حین جست‌وجوی اطلاعات، می‌توان ساعت‌های قابل پرداخت ارزشمندی را از دست داد، دیگران برای پیگیری آ،ین نسخه فایل‌ها تلاش می‌کنند.

به همین دلیل است که وکلای بیشتری برای غلبه بر این چالش ها به نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی روی می آورند. استفاده از فناوری من، می‌تواند نحوه یافتن، ذخیره و ویرایش اطلاعات مهم حقوقی توسط متخصصان حقوقی را تغییر دهد و در عین حال امنیت داده‌ها را به سطوح جدیدی ارتقا دهد.

از آنجایی که امسال قصد دارید کارایی و درآمد را افزایش دهید، از لیست بهترین برنامه های نرم افزار مدیریت اسناد قانونی ما صرف نظر کنید. برای آشنایی با بهترین نرم افزار و در نظر گرفتن اینکه کدام نرم افزار برای شما و شرکت شما من، است، ادامه مطلب را بخو،د.

نرم افزار مدیریت اسناد قانونی چیست؟

نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی به وکلا اجازه می دهد اسناد را از یک م،ن مرکزی ذخیره، سازماندهی و دسترسی داشته باشند. این راه حل ها وکلا را قادر می سازد تا با همکاری بیشتر و کارآمدتر کار کنند – بدون توجه به اینکه کجا هستند. نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی نیز با جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، امنیت اسناد مشتری را افزایش می دهد.

چگونه نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی به شرکت های حقوقی کمک می کند

تعداد فزاینده ای از متخصصان حقوقی از طریق قدرت مدیریت اسناد حقوقی هوشمندتر کار می کنند. این گزارش بررسی فناوری حقوقی ABA 2022 دریافتند که 60٪ از پاسخ دهندگان شخصاً از نرم افزار مدیریت اسناد یا سوابق برای کارهای مربوط به قانون استفاده می کنند – و فهمیدن دلیل آن آسان است.

برای درک کامل مزایای نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی، مشکلاتی را که شرکت های حقوقی با آن روبرو هستند را در نظر بگیرید بدون آی تی. یکی از مهم ترین مسائل، میزان زمان صرف شده برای مکان یابی اطلاعات است. بسیاری از متخصصان حقوقی می‌توانند ساعت‌ها قبل از ردیابی یک سند یا بدتر از آن، پیدا ، هیچ چیز، در کمدهای بایگ، یا پشته‌های بزرگ کاغذ جستجو کنند.

علاوه بر این، ایجاد اسناد قانونی به صورت دستی زمان می برد و می تواند منجر به خطاهای وحشتناک کپی و جایگذاری شود. و از آنجایی که وکلا اغلب نیاز دارند که روی یک سند به طور همزمان کار کنند، هرگز نمی توانند کاملاً مطمئن باشند که در آ،ین نسخه مشارکت دارند.

مزایای نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی

حالا بیایید به چند مزیت نگاه کنیم. با راه حل های مدیریت اسناد حقوقی، وکلا می توانند:

• اسناد را به سرعت بازیابی کنید از هر کجا و در هر دستگاهی. به ،وان مثال، وکلا می توانند به راحتی اسناد را در دادگاه جمع آوری کنند – به جای اینکه مجبور باشند نسخه های فیزیکی پرونده ها را دنبال کنند.
• اطلاعات را فوراً پیدا کنید از طریق قابلیت جستجوی پیشرفته، به جای نیاز به الک دستی از میان پشته های کاغذ.
• صرفه جویی در زمان و احتمال خطا را کاهش دهید با تولید خودکار حروف و سایر اسناد بر اساس ال،ای استاندارد.
• تسهیل همکاری بیشتر با مشاهده و به روز رس، اسناد در زمان واقعی. تاریخچه نسخه هر سند همچنین نشان می دهد که چه ،ی و چه زم، تغییرات را انجام داده است.

لیست مزایا ادامه دارد. با این حال، نکته اصلی این است که سیستم‌های مدیریت اسناد حقوقی نحوه مدیریت اطلاعات توسط شرکت‌های حقوقی را تغییر می‌دهند. به ،وان Clio گزارش روندهای حقوقی 2022 دریافتند که وکلا تنها 2.6 ساعت کار قابل پرداخت در روز را انجام می دهند، شرکت ها می توانند از به دست آوردن زمان بیشتری برای تمرکز بر نیازهای مشتری سود ببرند.

بهترین نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی برای موسسات حقوقی

وقتی صحبت از نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی می شود، وکلا گزینه های زیادی دارند. پس از کجا شروع میکنی؟ ما پنج راه حل نرم افزاری را که در مدیریت اسناد حقوقی پیشرو هستند، بیان کرده ایم.

کلیو

کلیو اولین نرم افزار مدیریت عمل مبتنی بر ابر را در سال 2008 به شرکت های حقوقی آورد – و همچنان در خط مقدم نوآوری در فناوری حقوقی قرار دارد. کلیو به طور گسترده ای به ،وان برتر در نظر گرفته می شود راه حل مدیریت اسناد حقوقی، با رتبه های بالا در G2 Crowd، SoftwareAdvice.com، Capterra، و Lawyerist.

طرفداران

• ذخیره سازی اسناد بی نهایت Clio به کاربران امکان می دهد تعداد نامحدودی از اسناد، تصویر، فایل های صوتی و ویدیویی را ذخیره کنند و به طور خودکار از آنها در فضای ابری نسخه پشتیبان تهیه کنند.
• جستجوی ساده شده آیا نیاز به یافتن اطلاعات فوری دارید؟ مشکلی نیست با قابلیت جستجوی جه، Clio، کاربران می توانند آن را در چند ث،ه بر اساس عبارات ،وان، متن یا ابرداده بازیابی کنند. فایل‌ها را می‌توان بر اساس نویسندگان، تاریخ‌ها، دسته‌های سفارشی و موارد دیگر مرتب کرد.
  
• قالب های خودکار قالب‌های کاربری آسان Clio زم، را کاهش می‌دهد که کاربران برای پیش‌نویس اسناد قانونی صرف می‌کنند. همچنین به طور خودکار اطلاعات تماس و موضوع را در اسناد پر می کند و در زمان ورود دستی داده ها صرفه جویی می کند.
• امضای الکترونیکی کاربران Clio می‌توانند برای بارگیری، چاپ و اسکن سند در صورت نیاز به امضا خداحافظی کنند. به سادگی با قابلیت امضای الکترونیکی آن، اسناد را برای امضا از طریق ایمیل آماده و ارسال کنید و اسناد امضا شده را به صورت خودکار در سیستم ذخیره کنید.
• دسترسی به اسناد در هر مکان و هر زمان. نرم افزار مدیریت اسناد قانونی Clio به جای اتکا به سرورهای داخلی، فایل ها را به صورت ایمن در فضای ابری ذخیره می کند. این بدان م،است که شما می تو،د از هر کجا به اطلاعات دسترسی داشته باشید – تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است.
• تدابیر شدید امنیتی وکلا از این که می دانند اسناد آنها به طور ایمن ذخیره و پشتیبان گیری می شود، خیالشان راحت است. کنترل‌های مجوز همچنین به کاربران امکان می‌دهد تعیین کنند چه ،ی می‌تواند اسناد را در سیستم شما مشاهده و ویرایش کند.
• تغییرات را به راحتی پیگیری کنید. با سابقه نسخه کامل و اجرای رشته نظر برای هر فایل، از تغییرات سند مطلع باشید. م،ی: اگر سوالی دارید دقیقاً می د،د به چه ،ی مراجعه کنید.

بیش از 150000 متخصص حقوقی از جمله Ronald Pugliese که قابلیت های اسناد حقوقی خود را به ویژه در شرکت خود قدرتمند یافته است، به Clio اعتماد دارند.

توانایی ادغام و سازماندهی اسناد پرونده نجات دهنده است. مدیریت تعداد زیادی از اسناد و شواهد را آسان می کند. همچنین، یادداشت‌ها و ویژگی‌های وظایف، نگه‌داشتن مهلت‌ها را آسان می‌کند.»

منفی

• برخی از ادغام ها فقط در برخی کشورها در دسترس هستند.

CosmoLex

CosmoLex یک شرکت نرم افزاری مدیریت عملکرد حقوقی مبتنی بر ابر است که در سال 2013 تأسیس شد. این شرکت ردیابی زمان و هزینه، مدیریت ایمیل و اسناد، صورتحساب، حسابداری و موارد دیگر را در یک برنامه ،یب می کند.

طرفداران

• یک راه حل مبتنی بر ابر CosmoLex به کاربران اجازه می دهد از هر کجا به اسناد دسترسی داشته باشند. دسترسی مبتنی بر ابر تلفن همراه به این م،ی است که کاربران می توانند اطلاعات را در iP،ne یا Android خود پیدا کنند.
• تمهیدات امنیتی. کاربران می توانند سطوح دسترسی را برای اعضای تیم از طریق مجوزهای سطح ماده و تنظیمات امتیاز اختصاص دهند.
  

• ادغام نرم افزار همراه با ذخیره‌سازی اسناد بومی، CosmoLex با برنامه‌های شخص ثالث مانند OneDrive و Dropbox یکپارچه‌سازی می‌کند.

منفی

• عملکرد پایه اگرچه CosmoLex طیف گسترده ای از قابلیت ها را ارائه می دهد، تمرکز آن بر مدیریت اسناد حداقل بوده است. در نتیجه نسبت به سایر راه حل های موجود در بازار از امکانات پیشرفته تری برخوردار است.
  

• اندازه سند محدود در حالی که CosmoLex ذخیره‌سازی نامحدود اسناد را ارائه می‌دهد، محدودیت‌های 100 مگابایتی فایل‌های جداگانه، استفاده مؤثر از این ویژگی را دشوار می‌کند.
  
• تجربه کاربری ضعیف تجربه کاربری در CosmoLex آنقدر که می‌توانست بصری نیست، و ویرایش و ذخیره اسناد می‌تواند به‌ویژه دشوار باشد.

Filevine

Filevine یک برنامه مدیریت اسناد مبتنی بر ابر است که برای شرکت های آسیب های شخصی هدف گذاری شده است. این برنامه که به طور خاص برای وکلا و متخصصان حقوقی طراحی شده است، با هدف کمک به تیم ها در سازماندهی اسناد و همکاری بیشتر است.

طرفداران

• ذخیره سازی اسناد بی حد و حصر مشتریان Docs+ با Filevine فضای ذخیره‌سازی نامحدودی دریافت می‌کنند که به آن‌ها امکان می‌دهد هر تعداد اسناد را که لازم است توسعه دهند.
  
• ال،ای اسناد. قالب‌های DocGen Filevine از کدهایی استفاده می‌کنند که داده‌های موجود را به‌طور خودکار پر می‌کنند.
• جستجوی آسان کاربران می توانند فایل ها و اطلاعات را با فناوری تشخیص کاراکتر نوری پیدا کنند.

منفی

• میتونه باشه هم تخصصی Filevine راه حل خوبی برای شرکت های آسیب های شخصی است – با این حال، به طور خاص هدف قرار دادن آسیب های شخصی به این م،ی است که راه حل برای نیازهای منحصر به فرد بسیاری از انواع دیگر تمرین ها یا شرکت هایی با چندین حوزه تمرین ساخته نشده است.
  
• عملکرد ضعیف کاربران منحنی های یادگیری شیب دار را با Filevine گزارش کرده اند. قابلیت استفاده نیز به ،وان یک دام رایج ذکر شده است، به ویژه هنگامی که صحبت از سازماندهی اسناد و ایجاد ال،ا می شود.

Smokeball

دفتر مرکزی آن در استرالیا، Smokeball یک راه حل نرم افزار مدیریت اسناد حقوقی دسکتاپ و ابری ،یبی برای شرکت های حقوقی انفرادی و کوچک است.

طرفداران

• اتوماسیون اسناد قانونی Smokeball به کاربران این امکان را می دهد که قالب های سفارشی از فایل های پرکاربرد خود ایجاد کنند. به طور خودکار اطلاعاتی مانند شماره پرونده و جزئیات تماس را پر می کند.
  

• ذخیره سازی پشتیبان ابری نامحدود کاربران با دانستن اینکه فایل های آنها به صورت ایمن ذخیره شده است، آرامش خاطر را به دست می آورند.

منفی

• یک برنامه واقعی مبتنی بر ابر نیست. به ،وان یک نرم افزار ،یبی دسکتاپ و مبتنی بر ابر، Smokeball از نرم افزار دسکتاپ با یک باطن مبتنی بر ابر استفاده می کند. در نتیجه، تمام مزایای یک سیستم 100% مبتنی بر ابر را ارائه نمی دهد، و همچنان برای اجرا به یک دستگاه ویندوزی با قدرت بالا نیاز دارد.
  
• تجربه کاربری کمتر از ایده آل زیرساخت ،یبی Smokeball و عدم ادغام مدیریت اسناد امکان دسترسی و ویرایش آسان اسناد از طریق ابر را نمی دهد.

تمرین پلنگ

در سال 2012 تاسیس شد، تمرین پلنگ یکی دیگر از برنامه های نرم افزاری مدیریت عمل محبوب در بین متخصصان حقوقی است. راه حل مبتنی بر ابر به شرکت های حقوقی اجازه می دهد اسناد خود را در یک مکان متمرکز ردیابی، سازماندهی و مدیریت کنند.

طرفداران

• ال،ای اسناد PracticePanther به کاربران این امکان را می دهد که قالب های سفارشی را بارگذاری کنند که می توانند بارها و بارها مورد استفاده مجدد قرار گیرند و به طور خودکار جزئیات تماس و موضوع را پر می کند.
• ادغام ها. PracticePanther با ارائه دهندگان ذخیره سازی شخص ثالث، مانند Google Drive، Dropbox، و OneDrive همگام می شود تا به کاربران اجازه دهد اطلاعات را با مشتریان و همکاران به اشتراک بگذارند.
  

• درخواست های امضای الکترونیکی اطمینان حاصل کنید که اسناد را می توان از هر جایی ایجاد و امضا کرد.

منفی

• حجم فایل محدود PracticePanther دارای محدودیت فایل 20 مگابایتی است.
• عدم عملکرد مصرف با PracticePanther، کاربران نمی توانند اسناد را به فرم های ورودی پیوست کنند.
• فرآیند دست و پا گیر برای به اشتراک گذاری اسناد از طریق پورتال مشتری. اسناد باید از هارد دیسک آپلود شوند و به ،وان پیوست به یک پیام امن به اشتراک گذاشته شوند.

نظرات نهایی در مورد بهترین نرم افزار اسناد حقوقی برای شرکت های حقوقی

اگرچه گزینه های زیادی وجود دارد، اما همه سیستم های مدیریت اسناد قانونی برابر نیستند. برای درک کامل مزایا، مطمئن شوید که به دنبال یک راه حل همه کاره باشید که ویژگی هایی مانند ذخیره سازی نامحدود اسناد، کنترل های مجوز، قابلیت جستجوی پیشرفته، اتوماسیون اسناد، و امضای الکترونیکی را ارائه می دهد. به ،وان پیشرو در فناوری حقوقی، کلیو همه اینها را ارائه می دهد – و موارد دیگر.

آیا آماده‌اید درباره اینکه چگونه Clio تجربه حقوقی را برای همه تغییر می‌دهد بیشتر بد،د؟ تماشای تظاهرات رایگان ما در چگونه شرکت های حقوقی از Clio استفاده می کنند.

ما این پست وبلاگ را در ژانویه 2023 منتشر کردیم. ا،ین به روز رس،: 25 ژانویه 2023.

طبقه بندی شده در: تجارت